BEZPŁATNA KONSULTACJA

Analiza DOKUMENTÓW jako element formułowania wymagań wobec nowego systemu ERP

analiza dokumentów

W dzisiejszym odcinku podcastu „Skuteczne Wdrożenia ERP” poruszam temat analizy dokumentów jako istotnego elementu formułowania wymagań w projektach IT.

Dowiedz się, dlaczego analiza dokumentów jest tak ważna i dlaczego wiele firm jej nie poświęca odpowiedniej uwagi. Naucz się również, jak przygotować strukturę do zbierania informacji o dokumentach i jak przeprowadzić efektywną analizę.

Spotify – https://open.spotify.com/episode/3YCe1gA4gkdsOYHGtUGmAC?si=2ca890d0748e4637

Dlaczego analiza dokumentów jest istotna?

Analiza dokumentów odgrywa kluczową rolę w przygotowaniu się do wdrożenia systemu ERP. Ponieważ sam system ERP opiera się głównie na przechowywaniu informacji w dokumentach, analiza dokumentów pomaga nam zrozumieć, jakie dokumenty są istotne dla naszej organizacji i jakich możemy się pozbyć.

Przeanalizowanie dokumentacji pozwala nam również zidentyfikować problemy i niezbędne zmiany, które będziemy musieli wprowadzić przed wdrożeniem nowego systemu ERP. Pamiętaj, że dobrze przygotowana analiza dokumentów pomaga w skutecznym wdrożeniu ERP oraz minimalizuje ryzyko błędów i komplikacji w trakcie wdrażania.

Trzy przykłady, które pokazują ważność analizy dokumentów

Przeanalizujmy teraz trzy przykłady sytuacji, w których analiza dokumentów okazała się kluczowa dla pomyślnego wdrożenia systemu ERP.

  1. Produkcja nietypowa – W jednym przypadku, klient chciał wprowadzić bezpapierową produkcję w swojej firmie. Po analizie dokumentów okazało się, że przewodnik produkcyjny był niezbędnym i skomplikowanym dokumentem w przypadku linii produkcji nietypowej. Bez dokładnej analizy tego dokumentu, wdrożenie mogłoby narazić się na opóźnienia i koszty większe niż przewidywane.
  2. Specyfikacje dla klientów – Innym przykładem jest dodatkowa dokumentacja wysyłana klientom, dotycząca ofert i zamówień. W analizie dokumentów można znaleźć specyficzne raporty branżowe, które muszą być uwzględnione w systemie ERP. Przekazanie tej informacji dostawcy na etapie analizy pozwoli uniknąć niespodzianek i dodatkowych kosztów w późniejszym etapie wdrożenia.
  3. Specjalne kastomizacje – W jednym przypadku, okazało się, że specjalny plik CSV z kodami kreskowymi jest importowany do obecnego systemu w celu rozliczenia materiałów na zleceniach. Analiza tych dokumentów pozwoliła dostawcy systemu ERP uwzględnić konieczność dodatkowych konfiguracji czy integracji, co może mieć wpływ na koszt i harmonogram wdrożenia.

Jak przeprowadzić skuteczną analizę dokumentów?

Aby skutecznie przeprowadzić analizę dokumentów, warto zacząć od zweryfikowania obecnej dokumentacji i zidentyfikowania, które dokumenty są naprawdę istotne, a które można wyeliminować. Następnie, trzeba przeanalizować każdy dokument pod kątem jego roli w organizacji oraz funkcji, które pełnią. Pomóc sobie można arkuszem w Excelu, który będzie zawierał informacje takie jak:

  • Nazwa dokumentu,
  • Proces, 
  • Krok w procesie, 
  • Pochodzenie, 
  • Skąd są dane źródłowe?,
  • Kto tworzy dokument?, 
  • W jakim celu jest tworzony?, 
  • Kto jest adresatem?,
  • Jakie są kluczowe informacje w dokumencie?
  • Priorytet. 

Podsumowanie

Analiza dokumentów jest nieodłącznym elementem procesu przygotowawczego do wdrożenia systemu ERP. Pozwala nam zrozumieć, jakie dokumenty są istotne dla naszej organizacji i jakiego rodzaju zmiany będziemy musieli wprowadzić przed wdrożeniem nowego systemu. Przeprowadzenie skutecznej analizy dokumentów pozwala minimalizować ryzyko błędów i komplikacji podczas wdrażania oraz zwiększa szanse na sukces projektu. Dzięki temu, dostawca systemu ERP będzie mógł odpowiednio dostosować swoje rozwiązanie do naszych potrzeb i wymagań.

Jako uzupełnienie dzisiejszego odcinka, polecam w szczególności zapoznać się z odcinkami:

Podobał Ci się odcinek? Zapraszam do mojej listy mailingowej by otrzymać więcej dodatkowych materiałów oraz być na bieżąco z nowościami!