12 odcinek podcastu IT dla biznesu porusza zagadnienia związane z kosztami, które mają wymierny wpływ na to ile kosztuje system ERP oraz przejście przez projekt wdrożenia. A co istotne, wiele z tych kosztów można uniknąć, jeżeli firma odpowiednio przygotuje się do takiego przedsięwzięcia.
Źródło statystyk poruszonych w odcinku: https://learn.g2.com/erp-statistics#erp-challenges
Książka Michała Bartyzela Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie czego chce.
Jako uzupełnienie dzisiejszego odcinka, polecam w szczególności zapoznać się z odcinkiem:
Ile trwa wdrożenie systemu ERP i dlaczego tak DŁUGO?!
Podobał Ci się odcinek? Zapraszam do mojej listy mailingowej by otrzymać więcej dodatkowych materiałów oraz być na bieżąco z nowościami!
Transkrypcja
Cześć! Witam Was bardzo serdecznie. Nazywam się Dawid Cegła, a to jest kolejny 12 odcinek audycji IT dla Biznesu. Jest to pierwszy merytoryczny odcinek po dłuższej przerwie w nagrywaniu. Dlatego dla osób, które po raz pierwszy mają do czynienia z tą audycją, chciałbym zrobić krótkie podsumowanie tego, o czym mówiłem w poprzednim odcinku.
Poprzedni odcinek był de facto zapowiedzią tego, w jaki sposób audycja będzie prowadzona oraz w jakim kierunku będzie ona szła. IT dla Biznesu to podcast na temat efektywności wdrożeń systemów ERP. Każde przedsiębiorstwo, które stoi przed wyzwaniem wdrożenia systemu ERP, dba (albo przynajmniej powinno dbać) właśnie o efektywność wdrożenia. Żeby to wdrożenie odbyło się z jak najlepszym i jak najbardziej optymalnym wykorzystaniem środków, żeby przyniosło również jak najwięcej efektów. Dzisiejszy odcinek będzie odcinkiem inauguracyjnym w tym temacie. Jeśli chodzi o całą audycję i historię tego podcastu, przede wszystkim tytuł dzisiejszego odcinka to: Ile kosztuje system ERP i dlaczego tak DROGO?
Nie będę ukrywał, że jeśli chodzi o pierwszą część tego tytułu, to nie będę się na niej dzisiaj skupiał. Nie chciałbym, żeby ten odcinek był kolejnym materiałem w sieci, który podkreśli to jakie są czynniki finansowe, które składają się na koszt całego wdrożenia. Oczywiście wspomnę o tym przez sekundę, ale chciałbym zaznaczyć, że skupimy się dzisiaj na tym, w jaki sposób firmy przepalają pieniądze jeśli chodzi o wdrożenie systemu ERP.
Jakie są te czynniki, dzięki którym firma płaci więcej i w jaki sposób się uchronić? Może dzisiaj nie skupimy się również na tych szczegółach, ponieważ chciałbym dzisiaj przede wszystkim właśnie te czynniki wymienić, aczkolwiek chciałbym podkreślić właśnie to, że są pewne aspekty jeśli chodzi o wdrożenia systemów ERP, poprzez które właśnie firmy wyrzucają pieniądze w błoto. I dzisiaj chciałbym przede wszystkim o nich opowiedzieć.
Przechodząc do meritum, to zacznijmy najpierw od kilku statystyk, które wyświetlą powagę całej sytuacji. Jeśli chodzi o te statystyki to chciałbym tylko Wam podpowiedzieć, że źródło do nich znajdziecie w opisie podcastu oraz również w notatkach do tego odcinka, które dostępne są na stronie www.dawidcegla.pl/12.
Jak to wygląda na liczbach?
I pierwszą statystyką, którą chciałem Wam nadmienić to, że 64% wdrożeń systemów ERP przekracza budżet. Nie jest to może nic specjalnie zaskakującego jeśli chodzi o projekty informatyczne, czy generalnie jeśli chodzi o projekty, że właśnie budżet jest przekroczony. Ale dodając do tej statystyki jeszcze jedną ciekawą informację, to to, że w procesie testowania i w pochodnych procesach w trakcie wdrożeń systemów ERP, to budżet przeznaczony na to testowanie zazwyczaj jest przekraczany o 50% tego, co było pierwotnie zaplanowane. Czyli najprościej mówiąc, jeżeli planujemy dwa dni na testowanie, to zazwyczaj spędzamy na to trzy dni. Jeżeli spędzamy na testowaniu 10 dni, no to faktycznie zajmuje nam to 15 dni.
I teraz, żeby nadać jeszcze dodatkowo powagi całej sytuacji, to podkreślmy jeszcze jedną statystykę, która mówi o tym, że 75% wdrożeń systemów ERP nie spełnia celów projektu. Biorąc pod uwagę te wszystkie trzy statystyki, o których właśnie wspomniałem, to możemy to podsumować tylko w jeden sposób. Jest to po prostu dramat. Statystyki są wręcz zatrważające, że przy tak istotnie zwiększonych środkach finansowych, trzy czwarte projektów nie spełnia swoich celów, czyli rozmijają się z oczekiwaniami, rozmijają się z rezultatami, które są oczekiwane w stosunku do właśnie tych projektów.
Te statystyki miały na celu nakreślić Wam skalę problemu. Dlatego właśnie ta efektywność, o której mówię od początku odcinka, jest tak istotna, żeby właśnie stracić jak najmniej, a tym samym jak najwięcej zyskać. Bo to, że nawet po dłuższym czasie projekt uznawany jest za sukces, gdzie samo wdrożenie trwało długo, zostało dużo środków wydanych, ale ostatecznie po uruchomieniu i po wszystkich perturbacjach związanych z uruchomieniem systemu w firmie wszystko się zaczęło w końcu zgadzać, to nie zmienia to faktu, że tych środków można było wydać mniej i generalnie jeszcze bardziej zyskać na wdrożeniu systemu.
Koszty licencji czy infrastruktury
I tyle słowem wstępu. Chciałbym Wam teraz podać tak zwanego klasyka jeśli chodzi o kwestie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP. Przede wszystkim koszt systemu ERP składa się na takie elementy jak zakup licencji dla użytkowników, zakup licencji na moduły. Jest też kwestia tego, czy jest to system w chmurze, czy jest to system tak zwany „on premise”. Jeżeli jest to system on premise, to wiąże się z tym również zakup infrastruktury serwerowej np. licencje za bazę danych czy dodatkowa infrastruktura, która jest również konieczna związana z tym systemem.
Oczywiście kluczowym jest również to, żeby uwzględnić i to naprawdę dużo pieniędzy w kontekście całego wdrożenia, czyli sama usługa wdrożenia owa jest oczywiście znacznym czynnikiem, który wpływa na koszt. I mógłbym ten odcinek skończyć w tym momencie, ponieważ jest to tak naprawdę wszystko, co w dużej mierze wymiernie wpływa na to, ile kosztuje system ERP, ale nie chcę tego robić, ponieważ byłby to kolejny artykuł (w prawdzie w formie audio), który możecie znaleźć, jeżeli wygooglujecie hasło: ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? Na początku odcinka Wam zaspoilerowałem to, że nie będę skupiał się właśnie na tym, ile faktycznie kosztuje system ERP, ale bardziej właśnie dlaczego tyle kosztuje?
Wielkość organizacji ma znaczenie
I pierwszym punktem, który chciałem Wam wspomnieć, dosyć trywialnym, ale wartym również podkreślenia jest to, że wielkość organizacji ma wpływ na koszt systemu ERP. I co mam tutaj konkretnego na myśli? Przede wszystkim czym większa organizacja, tym rośnie ryzyko związane z wdrożeniem systemu ERP. A to ryzyko powiązane jest przede wszystkim z tym, że w większych organizacjach procesy są bardziej skomplikowane. Procesów jest więcej, jest więcej również ludzi, którzy pracując z tymi procesami, wykonują je i generalnie powstaje ryzyko po prostu różnego rodzaju niedomówień bądź obsługiwania pewnych wyjątków, które komplikują całą sprawę.
Jeśli mówimy o małych firmach, to trzeba oczywiście wziąć pod uwagę to, że takie firmy nie kupują SAPa czy IFSa, a tylko raczej dostosowane do swojej wielkości mniejsze rozwiązania. Na przykład może to być Optima od Comarchu jako taki mniejszy troszeczkę ERP, taki mniejszy brat Comarch owego XLa, czyli właśnie tej większej wersji systemu ERP, która jest troszeczkę bardziej rozbudowana, jeśli chodzi o swoje możliwości.
Istnieją również proste wdrożenia
I jeśli chodzi o małą firmę, to mam tutaj jedną taką właśnie firmę na myśli, gdzie sam miałem możliwość wdrażania systemu. Akurat był to już właśnie Comarch ERP XL, aczkolwiek firma sama w sobie była względnie mała i tylko jakby jeden pewien obszar był kluczowy w kontekście tego, że padł wybór na to, żeby wdrożyć tam właśnie XLa. Miałem kiedyś przyjemność wdrażać system w takiej firmie, która odpowiedzialna była za produkcję półproduktów do tworzenia pasz dla bydła. Bardzo specyficzna branża, powiedziałbym, że dla koneserów, w pewnym sensie. Była to mianowicie firma, która produkowała tłuszcz dodawany do pasz. I całą zagwozdką, jeśli chodzi o ten biznes, to właśnie było to, żeby w systemie ustawić bazę technologiczną i receptury, które były w pewny sposób elastyczne.
Wynikało to z tego, że wyrób gotowy, którym był właśnie ten, ten tłuszcz, o którym wspomniałem, ciężko było skonstruować taką recepturę, która powiedzmy dawała zawsze jednolity rezultat. Mianowicie przy takiej samej ilości składników ilości potrafiły wychodzić różne. Wymagało to ustawienia odpowiednich metod konwersji jednostek czy właśnie jakiejś elastyczności, jeśli chodzi o budowanie tych receptur, które wspomniałem.
Dochodzi do tego jeszcze mały temat związany z magazynowaniem, ponieważ te wyroby były przechowywane w silosach, ale ostatecznie był to problem, który był w pełni do zrealizowania poprzez konfigurację systemu, a całe podwórko jeśli chodzi o podstawowe procesy, to było naprawdę można powiedzieć, że wręcz żadne wyzwanie dla firm, które wdrażają systemy typu Comarch. Czyli były to takie procesy jak migracja kartotek towarowych, migracja kontrahentów, ustawienie dokumentów, serii, magazynów, czyli to wszystko, co faktycznie robi się przy tego typu wdrożeniach.
I było to naprawdę, naprawdę bardzo można powiedzieć, standardowe wdrożenie, gdzie w dużej mierze cały koszt takiego wdrożenia polegał na pracy konsultantów, gdzie robiliśmy wtedy całą konfigurację systemu na podstawie informacji od klienta. Klient de facto dostawał w dużej mierze gotowy produkt po tej właśnie analizie, którą przeprowadzaliśmy i na tym kończyło się właściwie całym wdrożenie.
Czyli już podsumowując – przy tego typu projektach, przy tego typu organizacjach jest większa szansa, że dostawca integrator oprogramowania ERP po prostu wykona swoją pracę od początku do końca i po prostu będzie to zakończone sukcesem z tego tytułu, że te procesy nie są na tyle skomplikowane i można to wszystko w ramach systemu ogarnąć. A przy organizacjach większych zawsze jest to ryzyko, że coś zostanie pominięte, że powiedzmy będą te problemy bardziej skomplikowane, więcej wyjątków i wszystkie te znane tematy, które komplikują całą sprawę.
Brak przygotowania do wdrożenia
Drugim czynnikiem, który chciałem dzisiaj powiedzieć to brak mapowania istniejących procesów w firmie. Wiele firm, często są to właśnie firmy produkcyjne, to firmy, które powiedzmy jakby nie dogoniły swoim swoją organizacją swojego sukcesu, który pozwolił im tak mocno urosnąć. Wiele firm, które właśnie przeżyły taki spektakularny w pewnym sensie sukces. Cały czas gdzieś organizacyjnie, procesowo zostaje jeszcze w tyle. I w takich firmach właśnie procesy są w dużej mierze nieaktualne, w sensie nigdzie nie są opisane. Często wyobrażenie nawet kierownictwa bywa niewłaściwe w stosunku do tego, co faktycznie dzieje się na produkcji czy czy w innych działach.
Przykładowy proces zakupu
Wiele firm popełnia ten kardynalny błąd, który prowadzi do tego, że nie są one przygotowane wewnętrznie do tego, by przeprowadzić wdrożenie systemu ERP. Często decyzja o wdrożeniu systemu tej klasy jest podejmowana na zasadzie: „Dobra, mamy jakieś problemy, które nas wyraźnie dotykają. Musimy wdrożyć system ERP, ponieważ jest to remedium na wszystkie nasze problemy! W końcu jesteśmy na tyle dojrzali, żeby ten system wdrożyć już u siebie.”
Jak to właściwie teraz przebiega? Przede wszystkim to kierownictwo przeszukuję Internet, żeby poznać, jakie są możliwości na rynku, jakie są systemy, jacy są dostawcy. Tych oczywiście jest od groma, więc wysyłane są zapytania ofertowe. Po takich zapytaniach pojawiają się handlowcy na prezentacjach, gdzie prezentują swoje znamienite i wspaniałe rozwiązania. Na końcu na podstawie preferencji, upodobań czy jakiegoś rozeznania powiedzmy kierownictwa wybierany jest system i po dopięciu tego zakupu jest robiona tzw. analiza przedwdrożeniowa, gdzie dostawca wchodzi głębiej w temat i pozyskuje wymagania co do systemu.
Brak zmapowanych procesów
Co tutaj może pójść nie tak? Zastanówmy się. Przede wszystkim jeśli chodzi o sam proces zakupu, to może nie ma tutaj specjalnego problemu, ale jeśli chodzi o wybór systemu ERP, to przede wszystkim tutaj mapując procesy, czyli opisując je, sprawdzając najpierw wewnętrznie w ramach w ramach swoich zasobów, swojej firmy w jaki sposób firma działa, gdzie są punkty zapalne, gdzie są słabe punkty procesów, które system ERP może w jakiś sposób zoptymalizować. To z taką wiedzą na pewno łatwiej będzie i może nawet nie tyle co łatwiej, ale przede wszystkim skuteczniej będzie można trafić na odpowiednie rozwiązanie, jeśli chodzi o system tej klasy.
Co jest również kluczowe, jeżeli my te procesy mamy właśnie opisane, mamy zidentyfikowane, to również sama analiza przedwdrożeniowa przejdzie zwyczajnie w świecie łatwiej. Jeżeli polegamy na tym, że dostawca przyjdzie do nas, wyciągnie od nas wszystkie informacje i po prostu projekt na tej podstawie zostanie w pełni przeprowadzony, to narażamy się właśnie na ryzyko tego, że pewne rzeczy nie zostaną odpowiednio przekazane.
Przede wszystkim taką tendencją, co jest dosyć naturalne, jest to, że skupiamy się na bolączkach, skupiamy się na tych punktach, które faktycznie nas bolą i w trakcie tej analizy one są najczęściej podkreślane. I OK, jest to jest jakaś informacja istotna dla dostawcy. Oni skupiają się na tym, żeby te bolączki pokryć, ale często jest tak, że można w ten sposób pominąć pewne rzeczy, które u Was zwyczajnie w świecie działają, które są z jakiegoś powodu oczywiste, że nie są przez was w jakiś sposób punktowane, nie są w żaden sposób podkreślane.
Właśnie poprzez pokonanie tego błędu dochodzi do sytuacji, o których mówiłem w kontekście statystyk z dzisiejszego odcinka, czyli to, że na testowaniu jest znacznie przekraczamy budżet, który jest na to przedstawiany. I to właśnie wynika w dużej mierze z tych niedomówień, że w trakcie testowania wychodzą rzeczy, które z punktu widzenia powiedzmy zespołu klienta były oczywiste, a przez dostawcę nie zostały w żaden sposób uwzględnione.
Podsumowując jeśli będziecie mieli zmapowane procesy w swojej organizacji, to przede wszystkim będziecie mieli większą świadomość na temat tego, w jaki sposób Wasza firma funkcjonuje, co pozwoli Wam wybrać bardziej trafnie system ERP, które planujecie wdrożyć oraz również samo przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej może odbyć się w sposób bardziej skuteczny, ponieważ dostarczy dostawcy odpowiednią dokumentację i odpowiednią wiedzę na temat tego, w jaki sposób funkcjonuje Wasza firma, a to zmniejszy zwyczajnie ryzyko przeoczenia rzeczy, które mogą później, na etapie wdrożenia po prostu spowodować również zwiększony koszt tego wdrożenia.
Czy wiesz czego faktycznie potrzebujesz?
Punkt numer trzy to. Brak zidentyfikowanych potrzeb. W książce Michała Bartyzela „Oprogramowanie szyte na miarę, czyli jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce.” Przeczytałem kiedyś bardzo wymowne zdanie. Mianowicie, to jednym z największych mitów, jeśli chodzi o branżę IT, jest to, że klienci nie wiedzą, czego chcą. Prawda jest taka, że klienci generalnie wiedzą, czego chcą, ponieważ jeżeli w ogóle rozmawiasz z nim na temat tego, żeby jakiekolwiek oprogramowanie (Nie mówmy tutaj strikte o systemach ERP, ale generalnie o oprogramowaniu) czy jakiekolwiek oprogramowanie chcą wdrożyć, to znaczy się, że właśnie mają jakąś chęć, czyli chcą taką zmianę u siebie w firmie wprowadzić.
Nie zawsze ERP to najlepsze rozwiązanie
Tylko najczęstszym problemem jest to, że właśnie nie wiedzą, co dla nich będzie najlepsze. Posłużmy się takim przykładem. Mamy znowu firmę produkcyjną, która namierzyła taki problem. Mianowicie nie jest w stanie wyciągnąć odpowiednich informacji na temat wydajności produkcji czy wydajności bezpośrednich bezpośrednio samych maszyn. Ponieważ nie ma do tego odpowiednich narzędzi, a dwie generalnie, że są takie możliwości powiedzmy na rynku.
I tutaj często błędnie do tego typu problemu adresowany jest właśnie system ERP. Z prostego powodu, ponieważ do rozwiązania tego typu problemu jest dedykowany system innej klasy, jest to system MES i właśnie on odpowiedzialny jest za to, żeby zbierać informacje z maszyn produkcyjnych, które są odpowiednio przetwarzane i również zwracają odpowiednie informacje, na podstawie których można również oczekiwane wnioski uzyskiwać. Taki właśnie problem, czyli jakby problem pewnego rodzaju niewiedzy na temat tego, czego faktycznie my potrzebujemy.
To jest problem, który w dużej mierze również wpływa bardzo negatywnie na koszt wdrożenia i często firmy przepłacają z tego tytułu. Można oczywiście trafić na tyle dobrze, że w trakcie poszukiwania takiego systemu dostawcy sami sugerują, że są lepsze rozwiązania na rynku. Ale można też trafić tak, że pod pretekstem sprzedaży będzie wymyślone jakieś rozwiązanie, jakaś integracja, która nie będzie optymalna, jeśli chodzi o właśnie rozwiązanie, które ma dostarczyć tą realną wartość. I można dostać w taki sposób na pokładzie ERPa, który będzie zasilony jakimiś interfejsami z maszynami i w jakiś sposób te dane uzyska. Ale to do końca nie o to chodzi, bo można w ten sam sposób łatwo gdzieś później popłynąć i dojdzie do tego, że ostatecznie stracimy w jakiś sposób pieniądze.
Tylko w jaki sposób teraz wytrzeć się z takiej sytuacji, kiedy mamy do czynienia z nieświadomą niekompetencją? Przede wszystkim to mamy dwie opcje. Pierwsza opcja jest taka, że tę wiedzę ma ktoś z naszego zespołu i uda nam się dowiedzieć, że są lepsze rozwiązania niż te, o których pierwotnie zakładamy. Czyli chcemy zrobić jedno, ale może się faktycznie okazać, że potrzebujemy czegoś innego i ktoś w ramach naszego zespołu jest w stanie nam to zasugerować (co jest oczywiście najlepszym rozwiązaniem).
W pewnym sensie jest to też również rozwiązanie najtańsze, ale oczywiście mamy też opcję skorzystania z firmy konsultingowej. Można powiedzieć, że niezależnej firmy konsultingowej, która właśnie specjalizuje się w obszarze wdrożeń tego typu technologii. I to właśnie po takiej analizie potrzeb można w ramach jakiegoś raportu otrzymać taką informację, że ERP to nie jest najlepszy system w tym momencie, tylko warto skupić się na MESie.
Wizja kierownictwa vs rzeczywistość
Czas na punkt czwarty, a punkt czwarty nazwałem: „Wizje kierownictwa kontra rzeczywistość pracowników.” Jest to coś, co osobiście przerobiłem już kilka razy. Mianowicie mamy tak zwany podział na my i oni (czyli typowe silosy w organizacji) i teraz mamy management, mamy kierownictwo, które w jakiś sposób, powiedzmy zidentyfikowało to, w jaki sposób firma powinna wyglądać po wdrożeniu systemu ERP. I mamy rzeczywistość szeregowych pracowników, którzy generalnie twierdzą, że ci pierwsi na niczym się nie znają. Można powiedzieć, że jest to w pewnym sensie przykre, ale no nie jest to sytuacja bynajmniej odosobniona. Nie są to wcale jakieś unikatowe przypadki.
Jakiego typu to koszt?
Do czego ta sytuacja doprowadza w kontekście oczywiście wdrożenia systemu i jego kosztów? To polega na tym, że jest tworzona jakaś konfiguracja czy jest tworzona wizja tego, w jaki system, w jaki sposób system ma funkcjonować. I to wizja wdrażana, wdrażana, a później dochodzi do pewnego momentu zderzenia ze ścianą, kiedy trafia to w końcu w ręce pracowników typowo operacyjnych, którzy po prostu kwestionują sens takiego podejścia, takiego sposobu rozwiązania ich problemów.
Dochodzi do sytuacji patowej, która często po prostu polega na tym, że:
a) część rzeczy po prostu jest gdzieś tam przerabiana, dostosowywana. I to jest jakby łagodniejszy wariant. Ale jest jeszcze wariant drugi, wariant…
b)… który powoduje, że pewne rzeczy są zwyczajnie w świecie wyrzucane do kosza. Nierzadko w momencie, gdy system został w ten sposób już skonfigurowany.
Dochodzi do sytuacji, gdzie praca została w jakiś sposób zmarnowana, gdzie zrobiliśmy niepotrzebne kroki, które zostały później podważone przez osoby, które faktycznie procesem się zajmują. To jest zwyczajne w świecie zmarnowanie pieniędzy, które wpływa negatywnie na to, że projekt systemu ERP kosztuje tyle, ile kosztuje.
Nadmierne dostosowania programu
Kolejny punkt. Punktu numer 5. Są to „nadmierne customizacje”. Przede wszystkim zacznijmy od tego, czym jest customizacja. A customizacja to jest to właśnie stricte z słowa angielskiego „custom”. Custom, czyli coś powiedzmy dedykowanego pod konkretne rozwiązanie, czyli w tym przypadku pod konkretną firmę. Customizacje to nic innego jak modyfikacje, które są robione specjalnie na życzenie klienta. Jeśli chodzi o funkcjonowanie systemu ERP. I z czego wynika, że te modyfikacje tak bardzo mają wpływ na koszt projektu.
Przede wszystkim nie ma co ukrywać (i tutaj też Ameryki nie odkryjemy), że jest wymagana dodatkowa praca analityków biznesowych, project managerów, konsultantów czy zwyczajnie w świecie programistów. I biorąc pod uwagę to, jakie są marże jeśli chodzi o świat IT i ile przede wszystkim kosztują programiści, to nie ma po prostu mieć żadnych złudzeń, że czym więcej takich modyfikacji, tym bardziej odbije się to na budżecie naszego projektu.
To jest jakby, nazwijmy to bezpośrednia przyczyna rosnącego kosztu projektu i w obszarze customizacji. Ale są również koszty pośrednie, o których warto powiedzieć. Przede wszystkim sytuacja tego typu, że czym więcej ingerujemy w system zintegrowany, czyli tym właśnie taki, który dotyka wielu obszarów w ramach systemu, które ze sobą są powiązane, tym większa szansa, że coś zwyczajnie świecie przestanie działać. Jak to mówią, „Nowe ficzery to nowe bugi”, więc trzeba zawsze mieć z tyłu głowy to, że po wprowadzeniu tej zmiany coś zwyczajnie świecie przestanie działać. A jeżeli to co przestanie działać jest na tyle istotne, że spowoduje to np. zatrzymanie produkcji czy jakieś inne poważniejsze straty dla firmy, to oczywiście można sądzić się i żądać odszkodowania od dostawcy. Często dostawcy mają nawet ubezpieczenie od tego typu sytuacji, ale co zyskacie od dostawcy to stracicie również na prawnikach, więc tak czy siak zostajecie z jakimiś kosztami, które musicie ponieść.
Czy faktycznie jest tak źle?
I teraz jeszcze żeby nie zabrzmiało to tak, że totalnie demonizuje jakiekolwiek customizacje. Oczywiście, że nie! Kwestia jest tylko taka, że jeżeli mamy przede wszystkim jakiś powiedzmy proces, który jest w miarę podstawowy, ale możemy go w jakiś sposób zautomatyzować, możemy w jakiś sposób go usprawnić i da nam to wyraźną dźwignię dla naszego biznesu, to oczywiście warto wtedy w takie customizacje inwestować. Jednak tak jak już wspomniałem, czym więcej tych modyfikacji i czym mniej będziemy nad nimi panowali np. poprzez danie w ogóle możliwości, by pracownicy operacyjni zgłaszali jakieś swoje życzenia co do oprogramowania i to będzie po prostu realizowane, to wtedy zwiększamy zwyczajnie ryzyko tego, że nasz projekt finansowo bardzo mocno nas obciąży, że może nawet doprowadzić to do dodatkowych kosztów, które będziemy musieli ponieść.
Brak zarządzania projektem
I punkt ostatni, który mam dzisiaj na swojej liście, to „brak zarządzania projektem podczas wdrożenia systemu ERP”. To jest generalnie temat na osobny odcinek. I prawdę mówiąc mam już go na liście, więc możecie za jakiś czas spodziewać się właśnie odcinka, który będzie dedykowany temu właśnie zagadnieniu. Tak jak powiedziałbym, poprzednie tematy związane były bardziej z analizą biznesową, tak tutaj wchodzimy właśnie w obszar stricte pracy projektowej. I też nie ma co ukrywać, jeżeli zostanie ten temat zarządzania projektami zaniedbany, to narażamy się zwyczajnie w świecie na koszty, które możemy w dużej mierze uniknąć.
Tutaj będzie krótko. Jeżeli nie panujemy nad projektem, jeżeli nie weryfikujemy zadań, które są powierzone zarówno po stronie dostawcy, jak i po stronie naszego zespołu, który wdraża system ERP, to narażamy się na przekroczenie budżetu, na problemy związane właśnie z czasem i z zakresem. To wszystko ma ostatecznie kolosalny wpływ na koszt. A jeżeli stosując podstawowe zasady związane z zarządzaniem projektami naprawdę proste mechanizmy, które można wdrożyć w dużej mierze od zaraz, czyli np. spotkania statutowe, jakieś narzędzia typu nawet zwykły Excel, który będzie zawierał listę tematów, które trzeba zrobić i które mają swoich właścicieli.
Dostawca nie pociągnie projektu za klienta
Jeżeli takich narzędzi nie wdrożymy, jeżeli będziemy polegali też na tym, że dostawca poprowadzi projekt i de facto będzie nim zarządzał, to możemy narazić się na wiele kosztów, na wiele problematycznych sytuacji, ponieważ sam dostawca nie jest w stanie przypilnować waszego projektu tak dobrze jak Wy sami w Waszej firmie.
Dostawcy żyją w takim środowisku, że pracują z wieloma klientami, czasami pracują w wielu projektach jednocześnie i nie są z Wami na co dzień. Nie są w stanie codziennie monitorować sytuacji w Waszym projekcie, nie są w stanie monitorować budżetu na bieżąco, chociaż to akurat powiedzmy jeszcze można w miarę załatwić, ponieważ ten budżet zależy w dużej mierze właśnie od np. konsultacji, które są przeprowadzane i takie raporty od dostawców to w sumie powinna być codzienność, ale jeśli chodzi przede wszystkim o realizację zadań, to tutaj ciężko oczekiwać, żeby dostawca na bieżąco nad wszystkim panował.
Dlatego już kończąc i podsumowując zarządzanie projektami w projektach typu wdrożenie systemu ERP, jest to naprawdę również bardzo istotny czynnik, który wpływa na to, że projekty kosztują tyle, ile kosztują, czyli są zwyczajnie w świecie bardzo drogie.
Podsumowanie
I to by było na tyle, jeśli chodzi o dzisiejszy odcinek. Teraz w ramach podsumowania szybko przejdę przez te sześć punktów, o których dzisiaj mówiłem:
Punkt pierwszy wielkość organizacji ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o koszt systemu ERP. Jego budżet przede wszystkim. Czym większa organizacja, tym większe ryzyko potencjalnych niepowodzeń podczas procesu wdrożenia, co zwyczajnie w świecie zwiększy jego koszt.
Punkt drugi – brak mapowania procesów w ramach organizacji. Czyli organizacje nie są w pełni świadome tego, w jaki sposób funkcjonują. Nie są w stanie również dostarczyć odpowiedniej informacji dostawcy na etapie zarówno procesu sprzedaży (czy właściwie to procesu zakupu systemu ERP przez firmę), jak i w trakcie analizy przedwdrożeniowej, co powoduje dużej mierze pewnego rodzaju nieścisłości, nie dogadania, niedomówienia. A to ostatecznie skutkuje dodatkową pracą i zwiększonymi kosztami projektu.
Punkt numer 3 – brak zidentyfikowanych potrzeb. Mamy sytuację, kiedy wiemy, że czegoś chcemy i wydaje nam się, że to co chcemy to jest to, czego faktycznie potrzebujemy. I tutaj nie ma zmiłuj, albo musimy mieć tą wiedzę w organizacji, że uda nam się trafnie zidentyfikować to, co nam faktycznie jest potrzebne. Albo potrzebujemy pomocy z zewnątrz, która świeżym spojrzeniem na okna firmy doradzi to, co faktycznie jest potrzebne jeśli chodzi o rozwiązanie technologiczne dla firmy i to pozwoli również oszczędzić wiele pieniędzy i pozwoli przede wszystkim bardziej trafnie wybrać to, co faktycznie firma potrzebuje.
Punkt 4 – wizje kierownictwa kontra rzeczywistość pracowników. Czyli powiedzmy management, Zarząd ma jakąś swoją wizję czy swój model na to, w jaki sposób system ERP wdrożyć, a później w trakcie wdrażania, w trakcie konfiguracji okazuje się, że to nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Wiele rzeczy trzeba pozmieniać, co generuje bardzo dużo dodatkowych kosztów. Już pomijając najczęściej samo opóźnienie w dostarczeniu projektu. Przede wszystkim są to dodatkowe pieniądze, które zwyczajnie w świecie są marnotrawione. A mogło być tego zdecydowanie mniej.
Kolejny punkt. Punkt numer 5. Jest to punkt „nadmierne customizacje” jako faktor, który zdecydowanie wpływa na budżet projektu. Jeżeli decydujemy się na modyfikację systemu, to trzeba mieć to z tyłu głowy, że jednak każda taka modyfikacja i czym bardziej skomplikowana, czym większa jeśli chodzi o zakres, tym koszty wdrożenia systemu będą naprawdę diametralnie rosły. I również musimy też mieć świadomość kosztów pośrednich.
Zmieniając system musimy liczyć się z tym, że może dojść do sytuacji, że coś przestanie działać mimo tego, że dostawca czy producent systemu ma odpowiedzialność za to, żeby ten system działał, to jednak miejmy tą świadomość, że jeżeli będziemy zbyt często ingerować w zintegrowany system, jakim jest system ERP, to możemy dojść do takich sytuacji, gdzie ten system zwyczajnie świecie przestanie w jakimś obszarze działać i to spowoduje nam dodatkowe problemy.
I ostatni punkt. Punkt szósty, czyli brak zarządzania projektami w trakcie wdrożenia systemu ERP, a to powoduje sytuacje, gdzie: projekt nam się opóźnia, projekt nie jest realizowany w taki sposób, jaki powinien być, zadania nie są monitorowane, dochodzi do sytuacji, gdzie dostawca często przejmuje inicjatywę i konfiguruje system, bo nie jesteście w stanie jako firma sobie poradzić ze swoimi zadaniami. To generuje dodatkowe koszty, które oczywiście wymiernie wpływają na to, że system ERP kosztuje tak drogo.
Zakończenie
To wszystko jeśli chodzi o dzisiejszy odcinek. Ja ze swojej strony dzisiaj bardzo dziękuję za czas, który poświęciliście na przesłuchanie tego odcinka. Zapraszam na moją stronę internetową www.dawidcegla.pl – tam znajdziecie wszystkie linki do moich profili społecznościowych, które zachęcam bardzo, żebyście śledzili.
Zachęcam również do subskrypcji, tego podcastu „IT dla biznesu” w Waszej ulubionej aplikacji do słuchania podcastów. Przede wszystkim podcast dostępny jest na Spotify, Apple Podcast, Google Podcast i YouTubie. Jeżeli słuchacie tego na YouTubie to zapraszam do subskrypcji oraz do komentowania. Spotify też od pewnego czasu ma możliwość wystawiania ocen, więc tam również zachęcam Was do tego, jeżeli ten odcinek Wam się podobał, żeby wystawić ocenę. Tradycyjnie proszę Was również o ocenę na Apple Podcast i zapraszam Was jeszcze do jednej rzeczy, a właściwie to do dwóch.
Pierwsza sprawa to newsletter, który jest również odświeżony od momentu startu podcastu. Newsletter jest teraz wydawany co tydzień w poniedziałek i jest to cotygodniowa dawka wiedzy na temat wdrażania systemów ERP, czy generalnie zmian technologicznych w firmach. Jest to zawsze jakiś jeden temat, który właśnie jest specjalnie dedykowany dla subskrybentów dla czytelników newslettera, plus dodatkowa informacja o przydatnym narzędziu i ciekawych linkach związanych z tematyką podcastu.
I ostatni temat, do którego Was bardzo zapraszam i zachęcam to to, że możecie skorzystać z bezpłatnej, 15 minutowej konsultacji ze mną w temacie, który dotyczy właśnie systemów ERP czy wdrożenia tego typu klasy systemu. Jeżeli stoicie przed takim wyzwaniem i macie jakieś pytania, na które mógłbym Wam pomóc, to oczywiście możemy umówić się na taką konsultację. Jest dostępny formularz zgłoszeniowy na mojej stronie internetowej. Przypomnę raz jeszcze: www.dawidcegla.pl i tam możecie umówić się na takie spotkanie, które będzie zrealizowane poprzez Google Meet w 15 minut. A to czy dalej w jakikolwiek sposób będziecie zainteresowani żebym wam pomógł, to jakby będzie wynikiem tej naszej potencjalnej rozmowy, do której bardzo serdecznie zapraszam.
Dziękuję raz jeszcze za przesłuchanie tego odcinka. W takim razie życzę Wam wszystkiego dobrego. Do usłyszenia! Cześć!