12 odcinek podcastu „Ile kosztuje system ERP i dlaczego tak drogo?” porusza zagadnienia związane z kosztami, które mają wymierny wpływ na to ile finalnie kosztować będzie system ERP oraz przejście przez projekt wdrożenia. A co istotne, wiele z tych kosztów można uniknąć, jeżeli firma odpowiednio przygotuje się do takiego przedsięwzięcia.
Źródło statystyk poruszonych w odcinku: https://learn.g2.com/erp-statistics#erp-challenges
Książka Michała Bartyzela Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie czego chce.
Ile kosztuje system ERP? Posłuchaj odcinka
Ile kosztuje system ERP - kluczowe czynniki
Koszty wdrożeń - jak to wygląda na liczbach?
Pierwszą statystyką, którą chciałem Wam nadmienić to, że 64% wdrożeń systemów ERP przekracza budżet. Nie jest to może nic specjalnie zaskakującego jeśli chodzi o projekty informatyczne. Ale dodając do tej statystyki jeszcze jedną ciekawą informację – w procesie testowania i w pochodnych procesach w trakcie wdrożeń systemów ERP, to budżet przeznaczony na to testowanie zazwyczaj jest przekraczany o 50% tego, co było pierwotnie zaplanowane. Czyli najprościej mówiąc, jeżeli planujemy dwa dni na testowanie, to zazwyczaj spędzamy na to trzy dni. Jeżeli spędzamy na testowaniu 10 dni, no to faktycznie zajmuje nam to 15 dni.
I teraz, żeby nadać jeszcze dodatkowo powagi całej sytuacji – 75% wdrożeń systemów ERP nie spełnia celów projektu. Biorąc pod uwagę te wszystkie trzy statystyki, to możemy to podsumować tylko w jeden sposób:
Jest to po prostu dramat.
Statystyki są wręcz zatrważające, że przy tak istotnie zwiększonych środkach finansowych, trzy czwarte projektów nie spełnia swoich celów. Rozmijają się z oczekiwaniami, rozmijają się z rezultatami, które są oczekiwane w stosunku do tych projektów.
Te statystyki miały na celu nakreślić Wam skalę problemu. Dlatego właśnie efektywność jest tak istotna, żeby stracić jak najmniej, a tym samym jak najwięcej zyskać. Nawet jeśli projekt trwał długo, kosztował wiele i miał problemy po uruchomieniu, to i tak można było go przeprowadzić taniej i z większym zyskiem.
Koszty licencji i infrastruktury
Chciałbym Wam teraz podać tak zwanego klasyka jeśli chodzi o kwestie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP.
Przede wszystkim koszt systemu ERP składa się na takie elementy jak zakup licencji dla użytkowników, zakup licencji na moduły. Jest też kwestia tego, czy jest to system w chmurze, czy jest to system tak zwany „on premise”. Jeżeli jest to system on premise, to wiąże się z tym również zakup infrastruktury serwerowej np. licencje za bazę danych czy dodatkowy konieczny sprzęt.
Oczywiście kluczowym jest również to, żeby uwzględnić kosz samej usługi wdrożeniowej. Prace wykonawcze potrafią przekroczyć kwotę licencji na oprogramowanie.
Na tym można by skończyć całe rozważanie. Jednak jakie są konkretne czynniki, które nagtywnie wpływają na koszt wdrożenia systemu ERP?
Wielkość organizacji ma znaczenie
Przede wszystkim czym większa organizacja, tym rośnie ryzyko związane z wdrożeniem systemu ERP. A to ryzyko powiązane jest przede wszystkim z tym, że w większych organizacjach procesy są bardziej skomplikowane. Procesów jest więcej, jest więcej również ludzi, którzy pracując z tymi procesami, wykonują je. Powstaje ryzyko niedomówień bądź obsługiwania wyjątków, które komplikują całą sprawę.
Jeśli mówimy o małych firmach, to trzeba oczywiście wziąć pod uwagę to, że takie firmy nie kupują SAPa czy IFSa, a tylko raczej dostosowane do swojej wielkości mniejsze rozwiązania.
Istnieją również dosyć łatwe wdrożenia
Miałem kiedyś przyjemność wdrażać system w firmie, która odpowiedzialna była za produkcję tłuszczu dodawanego do pasz dla bydła. PI całą zagwozdką tego projektu było to, żeby w systemie ustawić bazę technologiczną i receptury, które były w pewny sposób elastyczne.
Mianowicie przy takiej samej ilości składników, ilości wyrobu gotowego potrafiły wychodzić różne.
I oprócz tego jednego kluczowego wymagania, było to standardowe wdrożenie, gdzie w dużej mierze cały koszt takiego wdrożenia polegał na pracy konsultantów. Wykonano całą konfigurację systemu na podstawie informacji od klienta. Klient de facto dostawał w dużej mierze gotowy produkt oraz szkolenie jak z niego korzystać.
Brak przygotowania do wdrożenia
Drugim czynnikiem jest brak mapowania istniejących procesów w firmie.
Wiele firm nie dogoniło wewnętrzną organizacją swojego sukcesu, który pozwolił im tak mocno urosnąć. Procesy są nieaktualne, często wyobrażenie kierownictwa bywa niewłaściwe w stosunku do tego, co faktycznie dzieje się na produkcji czy czy w innych działach.
Co jest również kluczowe, jeżeli te procesy mamy opisane, to również sama analiza przedwdrożeniowa przejdzie zwyczajnie w świecie łatwiej. Jeżeli polegamy na tym, że dostawca przyjdzie do nas i wyciągnie od nas wszystkie informacje – w porządku, to może się udać. Jednak narażamy się na ryzyko tego, że pewne rzeczy nie zostaną odpowiednio przekazane.
Przede wszystkim naturalną tendencją jest to, że skupiamy się na bolączkach. Dostawca będzie pracował nad tym, żeby te bolączki pokryć, ale to nie wszystko. Często jest tak, że można w ten sposób pominąć pewne rzeczy, które u Was zwyczajnie działają. Są dla Was tak oczywiste, nie są w żaden sposób podkreślane.
Właśnie poprzez popełnianie tego błędu dochodzi do sytuacji, o których mowa w statystykach – na testowaniu jest znacznie przekraczany budżet. A to właśnie wynika w dużej mierze z niedomówień, że „kwestie oczywiste” nie zostały w żaden sposób uwzględnione.
Czy na pewno potrzebujesz systemu ERP?
W książce Michała Bartyzela „Oprogramowanie szyte na miarę, czyli jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce.” Przeczytałem kiedyś bardzo wymowne zdanie:
Jednym z największych mitów, jeśli chodzi o branżę IT, jest to, że klienci nie wiedzą, czego chcą.
Prawda jest taka, że klienci generalnie wiedzą, czego chcą, tylko nie potrafią zaadresować odpowiedniego rozwiązania problemu.
Posłużmy się takim przykładem. Mamy znowu firmę produkcyjną. Nie jest w stanie wyciągnąć odpowiednich informacji na temat wydajności produkcji, czy wydajności bezpośrednio samych maszyn.
I tutaj często błędnie do tego typu problemu adresowany jest właśnie system ERP. Z prostego powodu, ponieważ do rozwiązania tego typu problemu jest dedykowany system innej klasy, jest to system MES.
To jest problem, który w dużej mierze również wpływa bardzo negatywnie na koszt wdrożenia i często firmy przepłacają z tego tytułu. Można trafić na tyle dobrze, że w trakcie poszukiwania takiego systemu dostawcy sami sugerują, że są lepsze rozwiązania na rynku. Ale można też trafić tak, że pod pretekstem sprzedaży będzie wymyślone jakieś rozwiązanie, jakaś integracja, która nie będzie optymalna i nie będzie dostarczać realnej wartości.
Wizja kierownictwa vs rzeczywistość
Jest to coś, co osobiście przerobiłem już kilka razy. Mamy tak zwany podział na my i oni (czyli typowe silosy w organizacji). Kierownictwo, zidentyfikowało to, w jaki sposób firma powinna wyglądać po wdrożeniu systemu ERP i narzuca jak wszystko ma działać.
I mamy rzeczywistość szeregowych pracowników, którzy twierdzą, że ci pierwsi na niczym się nie znają. Jest to przykre, ale bynajmniej nie jest to sytuacja odosobniona.
Do czego ta sytuacja doprowadza w kontekście tego ile kosztuje system ERP? Jest tworzona jakaś konfiguracja czy wizja tego, w jaki system, w jaki sposób system ma funkcjonować. Wdrażamy tę wizję, a później dochodzi do pewnego momentu zderzenia ze ścianą. Gdy trafia to w końcu w ręce pracowników operacyjnych, często kwestionują sens takiego podejścia, takiego sposobu rozwiązania ich problemów.
Dochodzi do sytuacji patowej, która często po prostu polega na tym, że:
-
część rzeczy po prostu jest gdzieś tam przerabiana, dostosowywana. I to jest jakby łagodniejszy wariant. Ale jest jeszcze wariant drugi, wariant…
-
…który powoduje, że pewne rzeczy są zwyczajnie w świecie wyrzucane do kosza. Nierzadko w momencie, gdy system został w ten sposób już skonfigurowany.
Nadmierne dostosowania programu
Customizacje to nic innego jak modyfikacje, które są robione specjalnie na życzenie klienta. I z czego to wynika, że te modyfikacje tak bardzo mają wpływ na koszt projektu?
Przede wszystkim nie ma co ukrywać, że jest to dodatkowa praca analityków biznesowych, project managerów, konsultantów oraz programistów. O marżach w świecie IT opowiada się legendy. Stąd nie ma żadnych złudzeń, że czym więcej takich modyfikacji, tym bardziej odbije się to na budżecie naszego projektu.
To jest bezpośrednia przyczyna rosnącego kosztu projektu i w obszarze customizacji. Ale są również koszty pośrednie, o których warto powiedzieć.
Przede wszystkim – czym więcej ingerujemy w system zintegrowany, tym większa szansa, że coś zwyczajnie świecie przestanie działać. Jak to mówią, „Nowe ficzery to nowe bugi”. Trzeba zawsze mieć z tyłu głowy to, że po wprowadzeniu zmiany coś zwyczajnie świecie przestanie działać.
A jeżeli to co przestanie działać jest na tyle istotne, że spowoduje to np. zatrzymanie produkcji, to oczywiście można żądać odszkodowania od dostawcy. Często dostawcy mają nawet ubezpieczenie od tego typu sytuacji. Tylko to co zyskacie od dostawcy, to stracicie również na prawnikach.
Czy wszystkie customizacje są złe? Oczywiście, że nie!
Jeżeli mamy proces, który jest podstawowy, ale możemy go w jakiś sposób zautomatyzować, to na pewno warto go usprawnić. Jeżeli da to wyraźną dźwignię dla biznesu, to oczywiście warto w takie dostosowania inwestować.
Jednak czym więcej tych modyfikacji i czym mniej będziemy nad nimi panowali, to wtedy zwiększamy ryzyko tego, że nasz projekt finansowo bardzo mocno nas obciąży
Brak zarządzania projektem
Poprzednie tematy związane były bardziej z analizą biznesową, tak tutaj wchodzimy w obszar stricte pracy projektowej. I też nie ma co ukrywać, jeżeli temat zarządzania zaniedbasz, to narażasz się na koszty, które można w dużej mierze uniknąć.
Jeżeli nie panujemy nad projektem, jeżeli nie weryfikujemy zadań zarówno po stronie dostawcy, jak i po stronie naszego zespołu, to narażamy się na przekroczenie budżetu. Istnieją naprawdę proste mechanizmy, które można wdrożyć od zaraz np. spotkania statusowe, narzędzia (nawet zwykły Excel), który będzie zawierał listę tematów, które trzeba zrobić i które mają swoich właścicieli.
Jeżeli takich narzędzi nie wdrożymy, jeżeli będziemy polegali też na tym, że dostawca poprowadzi projekt i de facto będzie nim zarządzał, to możemy narazić się na wiele kosztów, na wiele problematycznych sytuacji, ponieważ sam dostawca nie jest w stanie przypilnować waszego projektu tak dobrze jak Wy sami w Waszej firmie.
Podobał Ci się odcinek? Zapraszam do mojej listy mailingowej by otrzymać więcej dodatkowych materiałów oraz być na bieżąco z nowościami!
Dawid Cegła
