Czym są systemy ERP oraz jakie dają możliwości rozwoju w IT?

W drugim odcinku podcastu IT dla biznesu tematem przewodnim są systemy ERP oraz możliwości rozwoju w tej branży. Główne poruszane zagadnienia:

• Czym są systemy ERP oraz jakie są ich charakterystyczne cechy?
• Praca w firmie gdzie ERP jest wykorzystywany i utrzymywany: na jakie stanowiska można się ubiegać, z jakimi wyzwaniami można się spotkać?
• Praca u dostawcy lub producenta ERP – charakterystyka pracy konsultanta.

Muzyka: purple-planet.com.

TRANSKRYPCJA

Cześć, z tej strony Dawid Cegła, a to jest podcast IT dla biznesu. Opowiadam w nim o aspektach pracy konsultantów IT oraz o technologiach informatycznych wspierających zarządzanie. Zapraszam!

Witam Cię bardzo serdecznie w kolejnym odcinku podcastu IT dla biznesu. Na wstępie chciałbym podziękować wszystkim, od których uzyskałem wszelki feedback na temat poprzedniego, pierwszego odcinka. Cieszę się, że inicjatywa spotkała się pozytywnym odzewem – jest to dla mnie motywujące i zachęcające do kolejnych działań.

Zanim jednak przejdę do meritum chciałbym Cię jeszcze zaprosić do subskrybowania podcastu, który znajdziecie na Apple Podcasts, Spotify, Youtube czy Google Podcasts. Jeżeli jesteś zainteresowany tym co dzieje się u mnie na bieżąco, to polecam w szczególności śledzić Instagrama. Wszelkie linki do moich kanałów społecznościowych znajdziesz na stronie www.dawidcegla.pl

Przechodząc już do tematu, czyli Czym są Systemy ERP oraz jakie dają możliwości rozwoju w IT? Temat ten wybrałem, ponieważ chcę przybliżyć specyfikę branży, którą się zajmuję. Chciałbym też w ten sposób zachęcić osoby myślące o podążeniu w tę stronę ścieżki kariery w IT.

Zacznijmy sobie od tego czym są w ogóle systemy ERP. Rozwinięciem tego skrótu jest Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Taka górnolotna nazwa w zasadzie na daje jasnej odpowiedzi czym są tego rodzaju systemy, ale z drugiej strony zawiera całą ich kwintesencję.

Zasoby przedsiębiorstwa w tym kontekście to przede wszystkim wszystkie obszary działalności firmy np. sprzedaż, produkcja, księgowość czy logistyka. W każdym z nich ulokowane są środki materialne jak i ludzkie, które pracują na sukces firmy. I właśnie możliwość gospodarowania tymi obszarami w ramach jednego systemu informatycznego jest głównym zadaniem i wyznacznikiem systemu ERP.

Mówiąc prościej, pracownicy wszystkich bądź większości działów pracują w jednym i tym samym programie komputerowym. Stąd właśnie system ERP, to coś znacznie więcej niż po prostu program do fakturowania, obsługi magazynu czy rachunkowości. To kompleksowe rozwiązanie, w którym gromadzona jest cała bieżąca działalność firmy, wspierając w ten sposób procesy decyzyjne w organizacji.

Jest kilka cech, które wyróżniają współczesne systemy ERP. Pierwszą z nich jest zintegrowanie – czyli właśnie obsługę różnych obszarów w firmie w sposób powiązany ze sobą. Charakterystycznym czynnikiem wpływający na zintegrowanie jest to, że system ERP posiada centralną bazę danych, gdzie przechowywane są wszelkie informacje. Dzięki temu np. księgowość ma dostęp do wszystkich faktur albo dokumentów magazynowych od ręki. Nie ma konieczności dodatkowej wymiany danych między systemami.

Kolejnym wyznacznikiem systemów ERP jest struktura modułowa. Oznacza to, że system swoimi funkcjonalnościami podzielony jest na grupy, które zazwyczaj odpowiadają za poszczególny obszar biznesowy w firmie. Sprzedaż, zaopatrzenie czy produkcja są właśnie odrębnymi modułami, które w wielu systemach mogą być uruchamiane niezależnie. Często również producenci licencjonują każdy z modułów osobno, dając możliwość do korzystania z danego modułu na podstawie tzw. licencji dostępowych np. na ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z danego modułu.

Trzecim wyznacznikiem systemów ERP jest zorientowanie na procesy. Głównym uzasadnieniem biznesowym wprowadzenia systemu ERP do firmy, jest tak naprawdę optymalizacja procesów. Zintegrowany system informatyczny zarządzania, swoją podstawową rolę odgrywa na poziomie operacyjnym, czyli podstawowych działań wykonywanych przez pracowników. Po to inwestuje się w system ERP, by można było łatwiej, szybciej, wygodniej, czyli po prostu optymalniej pracować. Wprowadzenie takiego rozwiązania informatycznego bardzo usprawnia pracę w organizacji, a to dlatego, że systemy ERP wspierają obsługę procesów biznesowych swoimi funkcjonalnościami. Optymalizacja procesów ma wpływ na lepsze wykorzystanie zasobów. Lepsze wykorzystanie zasobów, oddziałuje na lepsze wyniki finansowe firmy. Lepszy wynik finansowy, to więcej zarobionych pieniędzy, a to przecież główny cel i istota każdego przedsiębiorstwa.

To co również wyróżnia systemy ERP to wsparcie procesów decyzyjnych. Jest to pochodna tego wszystkiego co do tej pory wymieniłem – skoro w ramach jednego systemu przechowywana jest cała działalność przedsiębiorstwa, to jest to również najlepsza podstawa do wyciągania wniosków na temat statusu firmy. Powszechną praktyką jest raportowanie z systemu ERP, a równie często tej klasy systemy są głównym źródłem danych dla rozwiązań Business Intelligence.  Kierownictwo na podstawie raportów np. sprzedaży, stanu magazynowego czy przebiegu produkcji zbiera informacje o poszczególnych wynikach i procesach w firmie.

Ostatnią cechą, o której chciałem wspomnieć jest otwartość i elastyczność. Dotyczy to przede wszystkim możliwości rozbudowy o nowe funkcjonalności oraz integracje z innymi systemami. Wielu z producentów udostępnia tzw. API, czyli interfejs programistyczny pozwalający na dopisanie nowych funkcjonalności w zależności od potrzeby. Dzięki temu można powiązać ERPa ze sklepami internetowymi, systemami WMS czy aplikacjami mobilnymi.

Producenci często sami dostarczają rozwiązania, które są dodatkami do systemów ERP, czyli właśnie wspomniane sklepy internetowe, które są po prostu dodatkowym kanałem sprzedaży dla firm. Gdy pracowałem z systemami dostarczanymi przez Comarch, miałem okazję wdrażać takie produkty jak E-sklep czy Mobilny Sprzedawca – oba te produkty współpracy z systemem ERP XL. By np. taką platformę e-commerce uruchomić, wystarczyło zainstalować dodatek do systemu oraz odpowiednio go skonfigurować pod potrzeby klienta. Mobilny Sprzedawca z kolei był aplikacją mobilną dla przedstawicieli handlowych w terenie. Z jego pomocą handlowcy mogli przesyłać zamówienia do systemu ze swoich urządzeń mobilnych.

To tylko przykładowe rozwiązania jakie oferują dostawcy ERPów swoim klientom, są one w dużej mierze już skomunikowane i przygotowane do pracy z systemem. Jednak w wielu przypadkach wymagana jest komunikacja z niezależnymi narzędziami od różnych producentów i takie projekty integracyjne pomiędzy systemem ERP a narzędziem trzecim, nie są niczym niespotykanym w branży.

Podsumowując pierwszą część – systemy ERP cechuje zintegrowanie, czyli obsługa działalności całej firmy w ramach jednego systemu i jednej bazy danych. Każdy z obszarów jest osobnym modułem, z jednej strony niezależnym, ale mogący korzystać z danych innych modułów powiązanych np. księgowość ma dostęp do faktur. W systemach ERP wspiera się głównie procesy biznesowe i ich optymalizacja jest jednym z głównych korzyści wdrożenia takich systemów. Usprawnieniom podlega również proces decyzyjny dzięki zwiększonej świadomości tego co się dzieje w firmie. A jeżeli przychodzi potrzeba rozwinięcia systemu o dodatkowe lub niestandardowe narzędzia, to zazwyczaj również istnieje taka możliwość.

Okej, czyli o tym czym są systemy ERP już sobie powiedzieliśmy, teraz czas na prawdopodobnie bardziej interesującą część. Jakie są możliwości rozwoju w obszarze IT przy pracy z systemami ERP.

W pierwszej kolejności muszę podzielić pracę z ERPami na pracę w firmie, gdzie ERP jest wykorzystywany i utrzymywany oraz pracę u dostawcy bądź producenta oprogramowania.

W pierwszym przypadku mowa o np. firmach produkcyjnych lub firmach o wielkości średnich i dużych. Dlaczego małych to nie dotyczy? Ponieważ zazwyczaj takie firmy nie mają swoich własnych działów IT. Zazwyczaj technologicznie wspierane są bezpośrednio przez firmy zewnętrzne, ich potrzeby również nie wymagają posiadania systemów ERP. Coraz częściej można spotkać się z wykupionymi dostępami do usług w chmurze, dla różnego rodzaju aplikacji wspierających procesy np. sprzedażowe – wtedy cała opieka nad oprogramowaniem i infrastrukturą leży po stronie dostawcy.

Dlatego jeżeli chcesz poważniej zetknąć się z tym jak funkcjonują ERPy w firmach to trzeba zacząć od firm średniej wielkości. Takie firmy przede wszystkim mają już wdrożone systemy, które wymagają bieżącego utrzymania. Do tego skala potencjalnych problemów do rozwiązywania rośnie od ilości użytkowników, czyli pracowników w firmie oraz ich potrzeb.

Czyli pracując w takiej firmie w obszarze IT trafimy właśnie do działu IT. Teraz w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz dojrzałości organizacyjnej nazwy stanowisk z jakimi można się spotkać to najczęściej: specjalista ds. systemów ERP lub administrator systemów ERP. Ja osobiście wolę określenie specjalisty, bo nie jest ono tak jednoznacznie nacechowane. Podobnie z resztą jak stanowisko konsultant – zakres obowiązków jest dosyć szeroki i wg mnie określenie administrator bywa trochę mylące. Ale to już tak na marginesie.

Co warto jeszcze podkreślić w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa, odpowiedzialność i obowiązki mogą się trochę różnić. Oczywiście w mniejszych firmach zazwyczaj jest tak, że taki specjalista jest od wszystkiego: utrzymania, administracji, projektów itd. Z resztą – to nie tylko specyfika tej branży tylko tak generalnie w mniejszych firmach jest.

Czym się możesz zajmować jako specjalista w takiej firmie produkcyjnej? Przede wszystkim jest to utrzymywanie i rozwiązywanie bieżących problemów zgłaszanych przez pracowników. Bycie na tzw. helpdesku bywa w branży uznawane za bardzo nieatrakcyjne zajęcie, często również niewdzięczne i frustrujące. Po pierwsze to na support nie trafiają maile z pochwałami, tylko narzekania i problemy użytkowników. Po drugie, często te problemy trzeba zgłaszać u dostawców, bo mogą to być np. błędy w oprogramowaniu, na które nie ma się wpływu.

Jest jednak jedna cenna rzecz, dla której warto pracować na pierwszej linii wsparcia – jest to przede wszystkim bardzo dobra nauka życia i funkcjonowania firmy. Jest to również bardzo dobry sposób zyskania cennego i praktycznego doświadczenia. Rozwiązując wpadające do systemu tickety czyli sprawy zgłaszane na bieżąco przez pracowników, uczysz się realnych problemów oraz sposobów na to jak je rozwiązywać. Jeżeli tylko jara Cię rozwiązywanie problemów mimo różnych trudności i stały kontakt z ludźmi, to na pewno zyskasz satysfakcję z tej pracy.

Tak jak już wcześniej wspomniałem praca specjalisty ERP w firmie jest szersza niż tylko helpdesk, bo może również dotyczyć administracji bazą danych czy pracy projektowej we wdrożeniach i usprawnień związanych z nowymi funkcjonalnościami. Firmy by się rozwijać wykorzystują technologie informatyczne i często zadaniem specjalistów z działu IT jest doprowadzić do tego, by można je było stosować z sukcesem. W przypadku rozwoju wykorzystania systemu ERP w firmie najczęściej współpracuje się z firmą wdrożeniową lub dostawcą oprogramowania, by z jej asystą rozeznać się w możliwościach i takie potencjalne uruchomienie przeprowadzić.

W dużych przedsiębiorstwach nie brakuje również miejsca dla programistów. Są oni zatrudniani głównie po to by rozwijać systemy ERP poprzez dedykowane narzędzia, które nie może zaoferować dostawca systemu lub koszty ich dostarczenia są zbyt duże, nieakceptowane przez firmę. Są również systemy, gdzie pole do popisu, jeśli chodzi o możliwości programistyczne są bardzo duże i to oni wspólnie z dostawcą rozwijają i na bieżąco utrzymują ten system.

Podsumowując obszar związany z pracą w dziale IT dla dużego przedsiębiorstwa. Jeżeli:

• jesteś zorientowany na rozwiązywanie problemów,
• nie stronisz od bezpośredniej pracy z innymi ludźmi,
• oraz lubisz względnie stałe środowisko pracy, w tym przywiązujesz się np. do konkretnej firmy.

To jest to zdecydowanie praca dla Ciebie.

Teraz czas na drugą stronę medalu – pracę jako konsultant lub specjalista u dostawcy oprogramowania. Tutaj będzie dużo punktów wspólnych, do części się odniosę, ale skupię się raczej na różnicach. Od niemal początku swojej kariery zawodowej pracuje jako konsultant. Swój punkt widzenia na pracę specjalisty ERP w firmie, mogłem Ci przedstawić, ponieważ na co dzień z takimi specjalistami pracuje, tylko jako klienci.

Rola konsultanta różni się w zależności od rozmiaru firmy oraz zasobów jakimi ona dysponuje. Pracowałem zarówno w małej firmie, gdzie zatrudnionych było kilku konsultantów jak i obecnie w międzynarodowej organizacji. Oczywiście u mniejszych dostawców, konsultanci zajmują się zarówno suportem jak i dostarczaniem nowych projektów. W większych firmach można spotkać wydzielone działy takie jak Customer Support czyli wsparcie, infolinia dla klientów oraz dział Proffessional Services czyli usług wdrożeniowych, konsultacyjnych czy szkoleniowych.

Konsultantom nie obce są delegacje i z tym trzeba się liczyć, jeżeli chce się pracować przy wdrażaniu systemów ERP. To wszystko zależy od danej firmy czy delegacje są bliższe, dalsze, częstsze czy rzadsze. Pracując u małego dostawcy ERPów miałem stałe i regularne delegacje kilka razy w miesiącu. Były to jednak firmy, które znajdowały się maksymalnie do 2 godzin jazdy w jedną stronę i zazwyczaj to były delegacje jednodniowe. Obecnie w delegacje jeżdżę rzadziej, ale jak już to na 2-3 dni i raczej na dłuższe dystanse. Oczywiście zdarzają się również firmy, gdzie delegacje są stałym punktem kalendarza, nierzadko z wyjazdami zagranicznymi. Dlatego z tym na pewno trzeba się liczyć, chcąc pracować w tym zawodzie.

Praca konsultanta charakteryzuje się zmiennością środowiska w jakim pracuje. Każdy projekt jest inny, każdy klient ma swoją specyfikę. Sprawia to również pole do rozwoju w obszarze zarządzania projektami lub analizy biznesowej, gdzie modeluje się procesy i rozwiązania dające oczekiwaną wartość klientowi. To jest jeden z głównych powodów, dlaczego ja wybrałem pracę w tym zawodzie – ponieważ lubię środowisko projektowe oraz nowe problemy i wyzwania z którymi się spotykam.

Od kilku lat pracuję w firmie, która wdraża system ERP dedykowany dla branży okiennej. Od samego początku uczestniczę w każdym z pojawiających się na horyzoncie projektów. Mimo iż klienci, u których wdrażamy nasze rozwiązanie są z tej samej branży i mają zbliżone procesy, to problemy z jakimi się spotkam są naprawdę różne. Dzięki temu, czuje się lepszym konsultantem po każdym projekcie, bardzo wiele w takich projektach się uczę.

Dlatego jeżeli czujesz, że masz podobną motywację i oczekiwania co do pracy jaką chcesz wykonywać, to z całego serca polecam Ci ten zawód. Bywa ciężko, niekiedy nawet bardzo, ale jest z tej pracy również naprawdę duża satysfakcja.

Konsultantom na pewno przydają się umiejętności związane z wystąpieniami publicznymi oraz niekiedy nawet sprzedażą. Po pierwsze to często prowadzi się różnego rodzaju warsztaty czy szkolenia, nierzadko również konsultanci są wsparciem merytorycznym w procesie sprzedażowym. Przedstawiciele handlowi wykorzystują konsultantów na prezentacjach u potencjalnych klientów by omówić z nimi specyficzne problemy, których rozwiązanie może przeważyć czy deal zostanie ostatecznie domknięty.

Oczywiście systemy ERP to również oprogramowanie, stąd jak najbardziej jest to również obszar rozwoju dla programistów. Oczywiście wyzwań i ciekawych projektów nie brakuje, choć trzeba liczyć się z pewnymi aspektami developmentu systemów ERP.

Pierwszym z nich jest to, że trzeba mimo wszystko lubić zakres tematów, z którymi można się spotkać przy rozwijaniu tego typu systemu. Mianowicie feature’y, które się rozwija dotyczą oczywiście spraw związanych z wspomaganiem pracy przedsiębiorstw. Stąd trzeba nastawić się na programowanie w obszarze księgowym, magazynowym czy logistycznym.

Drugą rzeczą jest to, że systemy ERP z reguły są rozwijane od wielu lat. Są kobyłami, zawierające setki tysięcy linii kodu, gdzie w wielu obszarach można będzie znaleźć ducha upływającego czasu. Niestety, ale też dług technologiczny, nie jest również niczym niespotykanym. A bywa to po prostu dlatego, że technologia idzie do przodu i rozwiązania, które działają od lat stają się przestarzałe i mniej wydajne.

Podsumowując możliwości pracy i rozwoju w IT u dostawców systemów ERP.

• Po pierwsze – konsultanci współpracują z klientami (czyli firmami), które wdrażają u siebie system ERP. Wspierają ich w obszarze suportu lub jako wykonują usługi wdrożeniowe.
• Główne środowisko pracy bazuje na projektach. Z tego wynika duża zmienność oraz wiele wyzwań i problemów do rozwiązania. Daje to pole do popisu w obszarze analizy biznesowej lub zarządzania projektami.
• Trzeba również pamiętać, że delegacje są nieodzownym elementem tego zawodu.
• Kompetencje miękkie w zakresie komunikacji oraz wystąpień publicznych są bardzo pomocne.
• I na koniec – programiści również mają szanse na ciekawą pracę i wyzwania, choć specyfika architektury i tego jak pisane są ERPy dla części może wydawać się nieatrakcyjna.

To wszystko w dzisiejszym odcinku. Mam nadzieję, że Ci się podobało i rozjaśniło to spojrzenie na możliwe drogi zawodowe w branży systemów ERP.  Zachęcam raz jeszcze do subskrybowania podcastu w aplikacji, z której go słuchasz. Zostaw proszę komentarz, ocenę w Apple Podcasts, ponieważ jest to dla mnie znak i informacja o tym, że jesteś ze mną i doceniasz moją pracę. Na stronie www.dawidcegla.pl również możesz zapisać się do listy mailingowej, na której informuję o nowych odcinkach oraz wrzucam ciekawe materiały dodatkowe. Znajdziesz tam również linki do moich profili na Instagramie, Facebooku, Youtube czy Linkedine. Do usłyszenia następnym razem, cześć!

Podobał Ci się odcinek? Zapraszam do mojej listy mailingowej by otrzymać więcej dodatkowych materiałów oraz być na bieżąco z nowościami!